¿Cómo organizar los recursos y esfuerzos de la actividad de ventas?

Otra forma de optimizar los recursos y esfuerzos de la empresa que invierte en la actividad del equipo de ventas es mediante su organización. ¿Para qué se organiza un equipo de ventas? ¿Cómo es en general el cuadro que muestra la organización de los recursos y esfuerzos? Para esto, se puede utilizar el enfoque de sistemas, con input (entradas) y output (salidas); entre input y output está el proceso de gestión y organización. Hacer realimentación significa comparar salidas con entradas: informar si lo obtenido está acorde con el objetivo planteado. Si no lo está, determinar en qué actividades (proceso, gestión, organización) deben hacerse ajustes: en los esfuerzos de ventas (inteligentes, no sudorosos), en el presupuesto funcional, en la cantidad de horas de visita efectiva, en la cantidad de vendedores.

Partamos de la estrategia de ventas, la cual hemos dicho se desprende de la estrategia comercial y, ésta de la estrategia empresarial. La estrategia de ventas está representada por la dirección del equipo de ventas. Como input de este sistema consideramos el objetivo de ventas que se ha desprendido del objetivo comercial. Luego vemos la función gestión de la actividad que la puede llevar a cabo un gerente o jefe de ventas, según sea el caso. Sigue en el análisis del sistema la organización de ventas que no es más que la combinación de recursos y esfuerzos empleando la racionalización del trabajo. Como output del sistema vemos el volumen de ventas total (unidades vendidas), o el rendimiento real de la inversión que hizo la empresa. La estrategia indica, ¿Qué debe hacerse?

Vista la estrategia, tenemos que determinar las tácticas de ventas, a nivel de la fuerza de ventas, que se emplearán en la ejecución de la estrategia. El sistema a nivel de la fuerza de ventas empieza con los objetivos de ventas que se han convertido a meta o cuota de ventas para cada vendedor; este es el input. Le sigue la capacidad de gestión del vendedor con su cartera de clientes. Luego, se debe analizar el nivel de organización que emplea el vendedor en su propia persona (¿es o no es organizado?), que se verá reflejada en su modalidad de actividad. De igual manera, como se hizo a nivel de estrategia de ventas, a nivel vendedor se debe medir las ventas cerradas o ingresos por ventas que ha logrado. La táctica indica, saber cómo hacerlo.

Entonces, hay que medir la respuesta (output) de las ventas, al estímulo (input) de la variable controlable, que es la fuerza de ventas y los cambios que se han hecho en ella.