Las prioridades y el tiempo en la gestión de ventas

Permítanme sugerirles un ejercicio. Piense seriamente en las dos o tres cosas importantes de su vida. ¿Cuáles son? ¿Reciben ellas el tiempo y la atención preferente que realmente desea brindarles?

Si se ha demorado demasiado para identificar las cosas importantes de su vida, piense en lo que estará ocurriendo en su labor como ejecutivo de ventas, ¿le sucede lo mismo? Quizá en este asunto radican los problemas que se tienen para obtener resultados de alto rendimiento, que nos exige nuestra empresa. Es posible que, no le hayamos prestado atención a priorizar ni al tiempo que eso demanda.

Mucho se ha escrito sobre administración del tiempo, la literatura abunda al respecto porque, la sociedad de organizaciones en la que vivimos nos exige producir más por unidad de tiempo. Pero, resulta que, nadie puede administrar el tiempo; éste pasa inexorablemente, lo utilicemos productivamente, o no. Sólo podemos auto administrarnos, es decir, recurrir sólo a las variables y factores que controlamos. Sin embargo, no podemos dejar de lado algunas herramientas que se presentan en estos tratados sobre administración del tiempo, que pueden ayudar a administrarse mejor a un ejecutivo de ventas.

Parece una verdad de Perogrullo decir que, el registro del tiempo es elemental para mejorar nuestra administración sobre las cosas que controlamos, es verdad; empero, son pocos los ejecutivos que saben cómo transcurre a diario su tiempo, simple y llanamente porque no hacen un registro de su uso. Esto, lo puede hacer el mismo ejecutivo, anotando la hora en la que empieza a hacer algo y, anotar la hora en la que la culmina; si no, podría hacerlo la persona que nos asiste.

El ejecutivo de ventas, luego de registrar el uso que hace diario del tiempo, debe clasificar  los distintos tipos de tarea que ha ejecutado durante el día. Por ejemplo, atender a clientes, por teléfono o personalmente en la oficina; conversaciones individuales de trabajo con cada vendedor; atender la correspondencia; intercambio de información y coordinación con otras áreas de la empresa; reuniones con el jefe inmediato superior; comités de gerencia, etc. Luego de clasificada, sume la cantidad de tiempo que absorbe cada clase de tarea; luego, analice las proporciones de tiempo que dedica a cada una.

Ya tiene una idea clara del uso de su tiempo, en qué tipo de tareas lo hace y las cantidades que asigna a cada una. Intente manejar el uso del tiempo, determinando qué tareas son importantes (prioritarias) y cuales no lo son. Priorizar, es la esencia de la organización personal y de la labor ejecutiva. Esto no significa que, debe descuidar las otras actividades, sino hacer algo por manejarlas mejor. Por ejemplo, el ejecutivo de ventas no puede negarse a atender la llamada de un cliente importante que ha llamado para contarle sus penas; pero tendrá que estar preparado para darle sabia atención.

Teniendo ya un claro panorama del usos diario de su tiempo, porque lo ha registrado, clasificado, analizado y manejado, que lo ha conducido a determinar qué es importante, cuáles son las actividades que tienen prioridad; entonces, puede hacer una consolidación del tiempo que le queda disponible para dedicarlo a las tareas importantes. Es lo que también se le ha llamado el tiempo discrecional, el tiempo que queda libre para ejecutar las tareas que realmente significarán una contribución. Puesto que el tiempo es un recurso que no se puede comprar, tendrá que aprender a hacer un uso intensivo de él.