Las juntas de revisión

¿Cuál es el medio organizacional más eficaz, en el área de ventas, para llevar a cabo una revisión objetiva de los avances logrados por cada uno de los integrantes de la fuerza de ventas o del equipo de ventas? Las juntas de revisión. La esencia de la revisión es prestar atención a los detalles de los planes de acción que se establecieron, así como a los recursos que se asignaron, para lograr los objetivos comerciales de la empresa, dentro de ellos, específicamente, la meta de ventas. Los ejecutivos y miembros del equipo idearon procedimientos, paso a paso, para alcanzar las metas establecidas. La revisión tiene el propósito de determinar si se llevó a cabo cada uno de estos pasos, y si no se llegaron a realizar, saber por qué.

Realizar una revisión significa organizar por lo menos una junta directa al mes con cada vendedor del equipo. Infórmele a la persona por entrevistar que acuda preparada, con datos e información relevante, para analizar lo que se logró en el territorio, zona o región de su responsabilidad, durante el mes anterior y lo que se quiere hacer este mes. Tres preguntas son clave para llevar a cabo estas juntas con relativa objetividad: 1) ¿qué ha estado ocurriendo en el territorio?, 2) ¿qué debería haber estado ocurriendo?, 3) ¿qué debe hacerse para que esto último ocurra? Para los planes de acción a corto plazo, las juntas directas deberán ser más frecuentes, por ejemplo, cada fin de semana, máximo cada quincena.

La realización de estas juntas, son mucho más detalladas y minuciosas que un análisis sobre la cantidad de ventas realizadas. Recuerde que, no sólo hay indicadores de resultados (ventas realizadas), también se usan indicadores de actividad (lo que se hizo para lograr resultados). El ejecutivo tiene que cruzar ambos indicadores para obtener una idea objetiva de lo ocurrido. Todos los datos e información recabados son importantes, pero por el momento el ejecutivo trata de determinar si se está siguiendo el curso (cumplimiento) para alcanzar los objetivos planteados a largo plazo; también, si las medidas adoptadas son las adecuadas para la situación particular en el territorio de determinado vendedor, lo que se conoce como “avance”.