Programación de actividades, ¿para qué sirve?

En el artículo anterior, al final del mismo escribí: Cuando programe sus actividades y visitas a cada uno de sus clientes, establezca un objetivo de la visita: para qué va, cuál es su intención. Y, asegúrese de haber logrado ese objetivo, que puede ser: obtener información, brindar asesoría o ayuda técnica, ofrecer un servicio, dar respuesta técnica a alguna observación/objeción o reclamo que le hicieron anteriormente, o también podría ser para cerrar definitivamente una venta.

Si un plan, por más bueno que sea, no se convierte en programa, ese plan de nada sirve. El programa tiene como propósito, convertir en acción el conjunto de intenciones que conforman el plan. Ubicar en el tiempo cada actividad, es decir, cuándo se va a ejecutar cada una de ellas, día y hora, si es posible duración de la misma, es fundamental para decir que estamos administrando o dirigiendo a un equipo de ventas, de manera profesional.

¿En qué nos ayuda el programa? ¿Para qué sirve? ¿Cuál es su beneficio? ¿Se justifica hacerlo, o no?

En primer lugar, el programa nos dará una idea global, bastante aproximada, de cuántas horas-venddor (tiempo total) estamos invirtiendo para obtener los resultados por los que nos hemos esforzado e invertido recursos adicionales. Por ejemplo, si tenemos cuatro representantes de ventas y, cada uno invirtió, en promedio, 720 horas de atenciones al año, habremos invertido, en total 2,880 horas-vendedor en atenciones para lograr las ventas del año. Divida los resultados económicos obtenidos entre las horas invertidas, obtendrá ventas /hora. ¿Sabe cuántas horas ha invertido su principal competidor y cuáles fueron sus resultados económicos? ¿Piensa que eso no es de mucha importancia para usted y su empresa?

En segundo lugar, nos permite saber dónde y cuánto tiempo estará cada uno de nuestros vendedores o representantes dentro de cierto período que puede ser un mes, trimestre, semestre o año. Así, se podrá saber con bastante exactitud la cantidad de tiempo que invertimos por cliente para lograr cerrar ventas con ellos. Es posible que, con un cliente nuevo pueda lograrse US $500,000 invirtiendo en él 30 días de atenciones al año; mientras que, con otro cliente nuevo logramos cerrar una venta cuyo monto fue de US $1´000,000 con sólo invertir 15 días de atenciones en el año. ¿Qué explica la diferencia?  ¿Ha investigado y llegado a saber por qué esa diferencia? Es responsabilidad del gerente comercial saber a qué se debió la diferencia.

En tercer lugar, el programa permite obtener un cuadro general de inversión de tiempo por zona-clientes, versus productos, artículos, equipos y/o servicios vendidos, expresados en dólares  de cierres de ventas,. Para cada producto/equipo/servicio tendremos la cantidad de esfuerzo que nos costo cerrar ventas. También nos dará una idea de cuántas horas hemos invertido en resolver problemas creados por una mala comunicación o mal servicio brindado por algunos integrantes de la fuerza de ventas. Es bueno que sepa quién hace bien las cosas, y quién falla; no para maltratar al vendedor, sino para saber qué habilidad necesita desarrollar

Por eso que es muy importante preguntarse, luego de la visita: qué ocurrió durante la visita (cerré venta, me reclamó por un problema creado anteriormente, me objetó, me pidió más información); qué voy a hacer al respecto (cuál es la respuesta, la solución, la información que le voy dar) y cuándo lo voy a hacer (día y hora). De esta manera usted mantiene la relación permanentemente con cada cliente y sabrá cuánto tiempo está invirtiendo. Utilice un formato, ya sea  manual o digital; pero, úselo.