El Informe del Plan de Visitas

Un buen día, un gerente de ventas de una gran compañía estadounidense, cayó en la cuenta de que no sabía dónde se encontraría ese día ninguno de sus vendedores, ni dónde habrían estado la víspera ni la antevíspera. Corrió a su oficina y ordenó que en adelante todos los vendedores tenían que enviarle dos cartas semanales; en una harían la lista de todos los lugares a donde se proponían ir la semana siguiente, y en la otra la lista de todos los sitios visitados la semana anterior. Estas listas vinieron a conocerse como el informe de visitas. Esto sucedió a inicios de la tercera década del siglo veinte, pero todos los gerentes de ventas quedaron tan impresionados con la sencillez del informe, que éste siguió usándose virtualmente sin cambio alguno hasta época reciente. Principalmente, en este informe se escribe el pasado, lo ocurrido.

Durante largo tiempo el informe de visitas mantuvo su prestigio, porque la administración lo consideraba una herramienta eficaz de control. Si lo que se quería eran diez visitas diarias, ahí aparecían diez visitas en los informes de todos los vendedores. Si la gerencia creía que las compañías de cierto potencial exigían una visita por semana, los informes reflejaban religiosamente una visita por semana a tales clientes. Así el informe de visitas dejó de ser una herramienta útil. Ubicado en el tiempo, el nacimiento de este informe se remonta a la época en la que la demanda era mayor que la oferta, se fabricaban productos para los compradores, y los vendedores, en su mayoría empíricos, creyentes de que les bastaba el buen “floro”, se sentían dioses ante los abundantes compradores.

Las cosas cambiaron radicalmente. La oferta se transformó en mayor que la demanda, la competencia se volvió más recia y agresiva, los consumidores de hoy posen mucha más información sobre productos y servicios existentes, se fabrican los productos por el cliente, aparecieron canales de comercialización muy innovadores y de fácil acceso. En estas nuevas circunstancias es que se introduce el Informe del Plan de Visitas, que considera la información, el diagnóstico y el pronóstico como trabajo previo del vendedor. Esta nueva filosofía contempla tres principios: 1) El desempeño planeado es el medio más eficaz de alcanzar el resultado que se desea; 2) Toda visita de ventas debe tener un objetivo o propósito; 3) Como quiera que resulte una visita, estos dos pasos serán la base para continuar la estrategia de ventas.